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Anmeldung und Bewerbung über die Website

Was ins Formular gehört und was nicht, was direkt daneben stehen muss, wie die Daten geschützt sind und wann sie gelöscht werden. Nach Gesetz und den Hinweisen der Datenschutzaufsichten, Stand: 2. November 2026. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.

Zuerst: das Portal Ihrer Kommune

In vielen Städten melden Eltern ihr Kind über ein Portal der Stadt an. Für freie Träger ist die Teilnahme meist freiwillig. Nimmt Ihr Träger teil, führt die Website zum Portal, statt ein zweites Formular anzubieten.

Wie Sie freie Plätze auf der Website zeigen, steht im Ratgeber „Freie Plätze“.

Manche Länder verlangen, dass Eltern den Bedarf früh melden, Nordrhein-Westfalen sechs Monate vorher. Steht die Frist auf Ihrer Website, finden Eltern sie rechtzeitig.

Was ins Anmeldeformular gehört

Bei der Anmeldung braucht der Träger nur, was er für die Vergabe der Plätze braucht:

  • Name und Geburtsdatum des Kindes, gewünschter Beginn und Betreuungsumfang.
  • Name, Anschrift und Kontakt der Eltern.
  • Was bei Ihnen für die Vergabe zählt, etwa Geschwister in der Kita.

Allergien, Krankheiten, Impfnachweise und der Kinderarzt gehören nicht in die Anmeldung. Was davon nötig ist, kommt mit dem Betreuungsvertrag, wenn ein Platz frei ist. Beruf und Arbeitgeber der Eltern nur, wenn sie für die Vergabe zählen.

Religion und Staatsangehörigkeit gehören nicht ins Formular. Ein kirchlicher Träger fragt die Konfession nur, wenn sie bei der Vergabe zählt.

Braucht ein Kind besondere Unterstützung, genügt bei der Anmeldung die Frage, ob die Eltern das besprechen möchten. Einzelheiten gehören ins Gespräch.

Was direkt am Formular stehen muss

Die Datenschutzinformation muss da sein, während Eltern das Formular ausfüllen: wer die Daten bekommt, wozu, wie lange sie gespeichert werden und welche Felder Pflicht sind.

Die Leitlinien der europäischen Aufsichten nennen dafür einen kurzen Hinweis direkt am Formular, mit einem Link auf die ganze Information. Den Wortlaut prüft Ihr Datenschutzbeauftragter. Was in die Datenschutzerklärung selbst gehört, steht im Ratgeber „Datenschutzerklärung“.

Wie das Formular geschützt sein muss

Jedes Formular muss verschlüsselt laufen, zu erkennen an „https“ vor der Adresse, gleich was es abfragt.

Angaben zu Gesundheit oder Religion brauchen mehr. Per gewöhnlicher E-Mail sollten sie nicht an die Kita gehen: Die Aufsichten verlangen dann eine Verschlüsselung bis zum Empfänger oder einen anderen Weg.

Am einfachsten ist, solche Angaben gar nicht online abzufragen.

Wann die Daten gelöscht werden

  • Anmeldungen ohne Platz: Eine gesetzliche Frist gibt es nicht; der Träger legt sie fest. Kirchliche Datenschutzstellen nennen das Ende des Anmeldezeitraums, länger nur mit Zustimmung der Eltern.
  • Bewerbungen nach einer Absage: in der Regel bis zu sechs Monate, dann löschen. Ansprüche wegen Benachteiligung müssen binnen zwei Monaten nach der Absage schriftlich geltend gemacht werden, die Klage binnen drei weiteren Monaten (§ 15 Abs. 4 AGG, § 61b ArbGG).
  • Für spätere Stellen: nur mit Einwilligung, befristet.

Die Fristen gehören in die Datenschutzinformation am Formular.

Was ins Bewerbungs­formular gehört

Gefragt wird nur, was für die Auswahl nötig ist: Kontakt, Qualifikation, Lebenslauf und Zeugnisse. Foto, Geburtsdatum, Familienstand, Religion und Staatsangehörigkeit gehören nicht als Pflichtfeld ins Formular; nach einer Absage können sie als Hinweis auf eine Benachteiligung gelten. Wie Stellen in die Stellensuche von Google kommen, steht im Ratgeber „Google for Jobs“.

Kirchliche Träger dürfen nach der Konfession fragen, wenn die Stelle sie wirklich verlangt. Das Bundesverfassungsgericht verlangt dafür eine Begründung je Tätigkeit. Mehr dazu im Ratgeber „Karriereseite“.

Das erweiterte Führungszeugnis und der Nachweis zur Masernimpfung kommen erst mit der Einstellung, nicht ins Formular.

Für katholische Träger gilt dasselbe nach dem KDG, für evangelische nach dem DSG-EKD. Beide erlauben die Anmeldung wie die DSGVO, weil sie einen Vertrag vorbereitet.

In Österreich

Die Regeln zu Datenschutz, Formular und Verschlüsselung gelten genauso. In der Steiermark dürfen Kindergärten Vormerkungen nur über das Kinderportal des Landes annehmen; die Website führt dann dorthin.

Abgelehnte können binnen sechs Monaten klagen (§§ 15 und 29 GlBG); die Datenschutzbehörde hielt sieben Monate Aufbewahrung für angemessen. Was zum Gehalt in jede Stellenanzeige gehört, steht im Ratgeber „Gehalt in der Stellenanzeige“.

Hilfe von pandaworks

Fehlen Formulare für Anmeldung oder Bewerbung, richte ich sie ein, im Paket „Formulare für Anmeldung und Bewerbung“ ab 1.490 €: Jede Anfrage geht an die zuständige Kita, mit Bestätigung, Schutz vor Spam und sicher abgelegten Unterlagen.

Welche Fristen gelten, legen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten fest; technisch umgesetzt werden sie im Paket „Löschfristen umsetzen“ ab 890 €.

Ob eine Online-Anmeldung Ihre Website unter das Barrierefreiheits­stärkungs­gesetz bringt, steht im Ratgeber zur Barrierefreiheit.

Ich halte Ihre Website auf dem Stand, wenn sich Gesetze, Google oder Software ändern, und entwickle sie weiter, wenn Sie Neues brauchen.

Quellen

Stand: 2. November 2026

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